Stand: 9. September 2026Entwurf – Veröffentlichung nach Rechtsprüfung
§ 1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Bereitstellung und Nutzung der Softwareplattform RathausPortal einschließlich gebuchter Module, Speicher- und Supportleistungen durch [wird ergänzt], Mindener Straße 52, 32049 Herford, Deutschland – nachfolgend „Anbieter“.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliche Sondervermögen, Behörden und sonstige Organisationen, die bei Vertragsschluss nicht als Verbraucher handeln. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Individuelle Vereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und Auftragsbestätigungen gehen diesen AGB vor.
§ 2 Vertragsgegenstand und Modulprinzip
RathausPortal ist eine mandantenfähige Softwareplattform für Verwaltungs-, Kommunikations-, Medien-, Datei-, Dokument-, E-Mail- und Bildschirmprozesse. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem angenommenen Angebot, der Auftragsbestätigung, dem Dienstekatalog und der für den Kunden freigeschalteten Leistungsbeschreibung.
Module können einzeln, in Paketen oder im Rahmen einer zeitlich begrenzten Testphase bereitgestellt werden. Preise, Kontingente, Laufzeiten und optionale Einrichtungskosten ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Angaben auf der öffentlichen Website sind freibleibend, soweit sie nicht ausdrücklich als verbindliches Angebot bezeichnet werden.
Nicht gebuchte oder nicht freigeschaltete Module sind nicht Vertragsbestandteil. Pilot-, Beta- oder Testfunktionen werden als solche gekennzeichnet und können einem gesonderten Funktions- oder Verfügbarkeitsumfang unterliegen.
§ 3 Vertragsschluss
Eine Buchungsanfrage des Kunden stellt noch keine Annahme und keine automatische Bestellung dar. Der Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Auftragsbestätigung des Anbieters, Unterzeichnung eines Angebots oder beiderseitigen Abschluss eines Einzelvertrags zustande.
Der Anbieter kann eine Anfrage insbesondere aus technischen, sicherheitsbezogenen, kapazitätsbezogenen oder vergaberechtlichen Gründen ablehnen oder ein angepasstes Angebot unterbreiten.
Der Vertragsschluss und die Abrechnung erfolgen grundsätzlich auf Rechnung. Eine automatische kostenpflichtige Aktivierung allein durch Nutzung einer Testfunktion findet nicht statt.
§ 4 Kostenlose Demo- und Testphasen
Der Anbieter kann Kunden zeitlich begrenzte kostenlose Demo- oder Testzugänge gewähren. Umfang und Dauer werden im Portal oder in der Freischaltungsbestätigung angezeigt.
Der Plattform-Super-Admin kann eine Testphase mit einer festgelegten Anzahl kostenloser Tage neu starten und alle für Demos freigegebenen Module oder einzelne Module freischalten. Eine solche administrative Freischaltung erzeugt keine Rechnung, keinen kostenpflichtigen Vertrag und keine automatische Verlängerung.
Nach Ablauf enden ausschließlich die testweise eingeräumten Berechtigungen. Bereits entgeltlich gebuchte oder dauerhaft freigeschaltete Module bleiben unberührt. Kundendaten werden nicht allein durch den Ablauf sofort gelöscht; maßgeblich ist die ausgewiesene Demo-Karenz- und Löschfrist.
Der Anbieter darf Testzugänge bei Missbrauch, Sicherheitsrisiken oder erheblichen Störungen vorzeitig sperren. Die Sperre berührt keine bereits bestehenden entgeltlichen Verträge.
§ 5 Bereitstellung, Änderungen und technische Voraussetzungen
Der Anbieter stellt RathausPortal über das Internet bereit. Der Kunde sorgt auf eigene Kosten für geeignete Endgeräte, aktuelle Browser, Internetzugang und – soweit erforderlich – eigene Mail-, Identitäts- oder Display-Infrastruktur.
Der Anbieter darf die Plattform weiterentwickeln, Sicherheitsmaßnahmen anpassen und Funktionen ändern, soweit der vereinbarte Vertragszweck erhalten bleibt und dem Kunden keine unzumutbare Beeinträchtigung entsteht. Wesentliche nachteilige Änderungen werden rechtzeitig angekündigt.
Sicherheitskritische Änderungen dürfen ohne Vorankündigung vorgenommen werden, soweit dies zum Schutz von Kunden, Daten oder Plattform erforderlich ist.
§ 6 Hosting und „Made in Germany“
RathausPortal wird von einem deutschen Anbieter entwickelt und betrieben. Produktive Kernsysteme für Anwendung, Datenbank und Objektspeicher werden in dem Umfang in deutschen Rechenzentrumsregionen betrieben, wie dies in der jeweiligen Leistungsbeschreibung und Unterauftragsverarbeiterliste ausgewiesen ist.
Optionale oder kundenseitig verbundene Funktionen – insbesondere SMTP, Identitätsdienste, KI-, Monitoring-, CDN- oder Drittsysteme – können weitere Verarbeitungsorte einbeziehen. Deren Nutzung richtet sich nach der Konfiguration des Kunden, der Datenschutzerklärung, dem AV-Vertrag und der Unterauftragsverarbeiterliste.
Eine Garantie, dass ausnahmslos jede technische Information ausschließlich in Deutschland verarbeitet wird, besteht nur, wenn dies im Einzelvertrag ausdrücklich zugesichert und technisch dokumentiert wurde.
§ 7 Benutzer, Rollen und Zugangsschutz
Der Kunde benennt berechtigte Administratoren und verwaltet Benutzer, Fachbereiche, Rollen und Freigaben im vereinbarten Umfang. Zugänge dürfen nur von den jeweils berechtigten Personen verwendet werden.
Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über vermuteten Missbrauch, ausgeschiedene Benutzer, kompromittierte Konten oder unberechtigte Zugriffe.
Für privilegierte Konten kann der Anbieter Mehrfaktor-Authentifizierung und weitere Sicherheitsmaßnahmen verpflichtend vorgeben. Der Anbieter darf gefährdete Zugänge vorübergehend sperren.
§ 8 Pflichten des Kunden
Der Kunde darf nur Inhalte und personenbezogene Daten verarbeiten, für die eine ausreichende Rechtsgrundlage und die erforderlichen Rechte bestehen. Er erfüllt eigene Informations-, Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Löschpflichten.
Unzulässig sind insbesondere rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, Umgehung von Zugriffsschutz, missbräuchlicher Massenversand, Täuschung über Absender, unbefugte Kontaktlisten, Angriffe auf die Plattform oder Nutzungen, die Sicherheit und Stabilität erheblich gefährden.
Der Kunde prüft automatisch erzeugte Dokumente, Serienbriefe, E-Mails, Grafiken, Schlagwörter und sonstige Ergebnisse vor produktiver Verwendung. Die Plattform ersetzt keine fachliche, rechtliche oder redaktionelle Endkontrolle.
Der Kunde hält seine Stamm-, Rechnungs- und Administrationsdaten aktuell und wirkt bei Einrichtung, Migration, Fehleranalyse und Sicherheitsmaßnahmen angemessen mit.
§ 9 Kundeninhalte und Nutzungsrechte
Rechte an Kundeninhalten verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde räumt dem Anbieter für die Vertragsdauer die technisch notwendigen, nicht ausschließlichen Rechte ein, Inhalte zu speichern, zu vervielfältigen, zu konvertieren, darzustellen, zu übertragen und im Auftrag zu verarbeiten.
Der Kunde sichert zu, dass die vertragsgemäße Verarbeitung keine Rechte Dritter verletzt. Bei nachvollziehbaren Rechtsverletzungen darf der Anbieter betroffene Inhalte vorübergehend sperren und den Kunden informieren.
Eine Nutzung von Kundeninhalten zum Training allgemeiner KI-Modelle ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich vertraglich vereinbart und datenschutzrechtlich erlaubt wurde.
§ 10 Rechte an RathausPortal und Vorlagen
Software, Benutzeroberflächen, Standardvorlagen, technische Strukturen, Marken und Dokumentationen des Anbieters bleiben geschützt. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur vertragsgemäßen Nutzung durch die freigeschalteten Benutzer.
Vom Kunden bereitgestellte Logos, Schriften, Vorlagen und Corporate-Design-Elemente verbleiben beim Kunden. Individuell erstellte Leistungen richten sich ergänzend nach dem jeweiligen Angebot.
Reverse Engineering, Umgehung technischer Beschränkungen und Weitergabe von Plattformzugängen an nicht berechtigte Dritte sind unzulässig, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes erlaubt.
§ 11 Speicher, Kontingente und Datentransfer
Gebuchte Speicher-, Versand-, Dokument-, Bild-, Bildschirm- oder sonstige Kontingente ergeben sich aus dem Angebot. Die Plattform darf Nutzung messen und im Kundenbereich anzeigen.
Bei absehbarer Überschreitung informiert der Anbieter den Kunden. Eine kostenpflichtige Erweiterung erfolgt nicht automatisch, sondern bedarf einer Buchungsanfrage und Bestätigung, sofern nicht im Einzelvertrag ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.
Technische Sicherheits- und Fair-Use-Grenzen bleiben auch in kostenlosen Testphasen zulässig, soweit sie der Missbrauchsabwehr und Systemstabilität dienen und nicht als versteckte Abrechnung verwendet werden.
§ 12 E-Mail-Versand
Der Kunde ist für Rechtmäßigkeit, Empfängergrundlage, Inhalt, Absenderberechtigung und erforderliche Einwilligungen seiner Nachrichten verantwortlich.
Bei kundeneigenem SMTP ist der Kunde zusätzlich für Verfügbarkeit, Zugang, Domainfreigaben sowie SPF-, DKIM- und DMARC-Konfiguration verantwortlich. Der Anbieter schuldet keine Zustellung, wenn der kundenseitige Mailserver oder Empfängerprovider Nachrichten ablehnt.
Der Anbieter darf Versand bei Konfigurationsfehlern, Missbrauchsverdacht, auffälligen Bounce-Raten, Sicherheitsrisiken oder rechtswidriger Nutzung vorübergehend blockieren.
§ 13 Bildschirm- und Stelenverwaltung
Das Modul ermöglicht die Kopplung, Gruppierung und inhaltliche Steuerung geeigneter browserfähiger Displays. Hardware, Montage, Stromversorgung, Netzwerkzugang und Gerätesicherheit sind nur Vertragsbestandteil, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
Zeitpläne und Playlists werden nach der im Portal hinterlegten Konfiguration bereitgestellt. Kurzzeitige Verzögerungen können insbesondere durch unterbrochene Internetverbindungen, Browserbetriebssysteme, Gerätesperren oder lokale Hardware entstehen.
Notfallpriorisierungen innerhalb des Moduls sind keine Garantie für behördliche Gefahrenwarnung und ersetzen keine gesetzlich vorgesehenen Warnsysteme.
§ 14 Migration und Einrichtung
Migration, Datenbereinigung, Metadatenübernahme, Vorlagenerstellung, Schulung und individuelle Einrichtung sind nur geschuldet, soweit sie im Angebot beschrieben sind.
Der Kunde stellt Daten rechtzeitig, vollständig, in geeigneten Formaten und rechtmäßig bereit. Mehraufwand durch unerwartete Formate, beschädigte Dateien, fehlende Rechte oder unvollständige Zuordnungen wird vor einer zusätzlichen Berechnung abgestimmt.
Der Kunde prüft Stichproben und Abnahmeergebnisse. Eine Migration gilt nicht allein deshalb als vollständig, weil Dateien technisch übertragen wurden; maßgeblich sind die vereinbarten Prüfkriterien.
§ 15 Preise, Rechnungen und Fälligkeit
Es gelten die im Angebot oder in der Auftragsbestätigung ausgewiesenen Nettoentgelte zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt. Öffentliche Preisangaben mit „ab“ kennzeichnen Mindest- oder Ausgangspreise.
Abrechnung, Zahlungsintervall und Fälligkeit ergeben sich aus dem Einzelvertrag oder der Rechnung. Soweit dort nichts bestimmt ist, ist die Rechnung innerhalb von [wird ergänzt] ohne Abzug fällig.
Zusätzliche Leistungen und Kontingente werden nur nach dokumentierter Beauftragung beziehungsweise bestätigter Buchungsanfrage berechnet. Kostenlose Testphasen sind nicht abrechenbar.
§ 16 Vertragslaufzeit und Kündigung
Beginn, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Einzelvertrag. Eine automatische Vertragsverlängerung besteht nur, wenn sie dort ausdrücklich und transparent vereinbart wurde.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund kann insbesondere bei erheblichem Zahlungsverzug, schwerwiegendem Sicherheitsverstoß oder fortgesetzter rechtswidriger Nutzung trotz Abmahnung vorliegen.
Kündigungen bedürfen mindestens der Textform, soweit der Einzelvertrag keine strengere Form erfordert.
§ 17 Verfügbarkeit, Wartung und Support
Eine bestimmte Verfügbarkeit, Reaktions- oder Wiederherstellungszeit wird nur geschuldet, wenn sie in einer Leistungsbeschreibung oder Service-Level-Vereinbarung ausdrücklich festgelegt ist.
Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Nutzungszeiten durchgeführt und angemessen angekündigt. Sicherheitskritische Wartungen können kurzfristig erfolgen.
Supportumfang, Kontaktwege und Reaktionszeiten richten sich nach dem gebuchten Supportmodell. Allgemeine Bedienungsfragen, Schulungen, Datenbereinigung und individuelle Anpassungen sind nicht automatisch im technischen Störungssupport enthalten.
§ 18 Mängel und Störungen
Der Kunde meldet Störungen nachvollziehbar und stellt erforderliche Informationen bereit. Der Anbieter beginnt innerhalb der vereinbarten Supportzeiten mit der Analyse.
Kein Mangel liegt vor, soweit eine Beeinträchtigung auf nicht unterstützte Geräte oder Browser, kundenseitige Systeme, fehlerhafte Inhalte, unzureichende Internetverbindung, fremde Schnittstellen oder nicht freigegebene Änderungen zurückzuführen ist.
Der Anbieter ist zunächst zur Nacherfüllung berechtigt. Weitergehende Rechte richten sich nach Gesetz und Einzelvertrag.
§ 19 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit, bleibt unberührt.
Für Datenverlust haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Regelungen nur in Höhe des typischen Wiederherstellungsaufwands, der bei ordnungsgemäßen, vertraglich vorgesehenen Sicherungs- und Exportmaßnahmen entstanden wäre.
§ 20 Datenschutz, Vertraulichkeit und Auftragsverarbeitung
Die Parteien beachten die anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und geben sie nur an Personen weiter, die sie zur Vertragserfüllung benötigen und angemessen verpflichtet sind.
Der Anbieter informiert den Kunden nach Maßgabe des AV-Vertrags über Unterauftragnehmer und wesentliche Änderungen der Verarbeitung.
§ 21 Export, Vertragsende und Löschung
Vor Vertragsende kann der Kunde seine Daten im vereinbarten Umfang exportieren. Besondere Export-, Migrations- oder Aufbereitungsleistungen können gesondert angeboten werden.
Nach Vertragsende wird der Zugang deaktiviert. Daten werden nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Rückgabe- und Löschfrist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder dokumentierten Weisungen entgegenstehen.
Der Kunde ist für rechtzeitige Sicherung der benötigten Exporte verantwortlich. Der Anbieter bestätigt die Löschung auf Anfrage nach Maßgabe des AV-Vertrags.
§ 22 Höhere Gewalt und Fremdsysteme
Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen, insbesondere bei großflächigen Netzstörungen, Naturereignissen, hoheitlichen Maßnahmen, Arbeitskämpfen oder Angriffen von erheblicher Tragweite, soweit angemessene Vorsorgemaßnahmen getroffen wurden.
Für Verfügbarkeit und Änderungen fremder Schnittstellen, kundeneigener SMTP-Systeme, Identitätsdienste, Druck-, KI- oder Displayanbieter besteht keine Garantie. Der Anbieter wird zumutbare Maßnahmen treffen, um Auswirkungen zu begrenzen und den Kunden zu informieren.
§ 23 Änderungen dieser AGB
Änderungen gelten grundsätzlich für zukünftige Verträge. Änderungen laufender Verträge bedürfen einer wirksamen Vereinbarung oder einer im Einzelvertrag transparent geregelten Änderungsbefugnis.
Reine redaktionelle Korrekturen, Kontaktänderungen oder Anpassungen ohne nachteilige Auswirkung können veröffentlicht werden. Wesentliche Vertragsänderungen werden dem Kunden nachvollziehbar mitgeteilt.
§ 24 Aufrechnung, Zurückbehaltung und Abtretung
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Gesetzliche Rechte öffentlicher Auftraggeber sowie Zurückbehaltungsrechte aus demselben Vertragsverhältnis bleiben unberührt.
Die Abtretung wesentlicher Rechte oder Pflichten bedarf der Zustimmung der anderen Partei, soweit nicht gesetzlich etwas anderes gilt. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden.
§ 25 Rechtswahl und Gerichtsstand
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – Gerichtsstand [HERFORD ODER KONKRET ZUSTÄNDIGER GERICHTSORT; RECHTLICH PRÜFEN]. Der Anbieter bleibt berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.
§ 26 Schlussbestimmungen
Nebenabreden bestehen nicht, soweit sie nicht im Angebot, der Auftragsbestätigung oder einer sonstigen Vereinbarung dokumentiert sind.
Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Eine geltungserhaltende Reduktion findet nicht statt.