1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der öffentlichen Website, der Vertragsanbahnung, der Kunden- und Benutzerverwaltung, Abrechnung, Sicherheit und dem Support ist:
- Verantwortlicher
- DIMEDIAL – handelnd unter der Marke DIMEDIAL
- Anschrift
- Mindener Straße 52, 32049 Herford, Deutschland
- Vertretung
- Thomas Dickenbrok
- info@dimedial.de
- Telefon
- [wird ergänzt]
- Datenschutzkontakt
- [wird ergänzt]
2. Geltungsbereich und Rollenverteilung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website rathausportal.de, Demo- und Registrierungsprozesse, Kundenkonten, Benutzerkonten sowie die eigenen Verwaltungs-, Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Supportprozesse von RathausPortal.
Soweit eine Kommune oder andere Organisation eigene Inhalte, Kontakt-, Beschäftigten-, Adress-, Bild-, Dokument-, E-Mail- oder Gerätedaten im RathausPortal verarbeitet, entscheidet grundsätzlich diese Organisation über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Sie ist insoweit Verantwortliche im Sinne der DSGVO. RathausPortal verarbeitet diese Daten auf dokumentierte Weisung als Auftragsverarbeiter. Hierfür ist vor Produktivnutzung ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.
RathausPortal wird nicht dadurch eigener Verantwortlicher für Kundeninhalte, dass technische Funktionen wie Speicherung, PDF-Erstellung, Versand, Verschlagwortung oder Bildschirmausspielung bereitgestellt werden. Eine eigene Verantwortlichkeit besteht jedoch für Plattformschutz, Missbrauchsabwehr, Abrechnung, Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten des Anbieters.
3. Allgemeine Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Vertragsanbahnung, Vertragserfüllung und Benutzerbereitstellung.
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, insbesondere handels-, steuer- und nachweisbezogene Pflichten.
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für sichere, stabile und wirtschaftliche Bereitstellung, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse sowie die Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, wenn eine freiwillige Einwilligung eingeholt wird, insbesondere für nicht erforderliche Cookies, optionale Analysen oder bestimmte externe Dienste.
- Art. 28 DSGVO für Verarbeitungen, die RathausPortal im Auftrag eines Kunden durchführt.
Soweit öffentliche Stellen personenbezogene Daten in der Plattform verarbeiten, bestimmen sie die für ihre Fachaufgaben einschlägige Rechtsgrundlage selbst und dokumentieren diese eigenverantwortlich.
4. Aufruf der Website und Serverprotokolle
Beim Aufruf der Website beziehungsweise des Portals werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen, Antwortstatus sowie technische Fehler- und Sicherheitsmerkmale gehören.
Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Gewährleistung von Verfügbarkeit und Sicherheit sowie der Erkennung und Abwehr unzulässiger Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist. Die konkrete Regelfrist ist vor Veröffentlichung im Löschkonzept festzulegen.
5. Kontaktaufnahme, Beratung und Demo-Anfragen
Wenn Sie Kontakt aufnehmen, eine Beratung oder einen Demo-Zugang anfragen, verarbeiten wir insbesondere Name, Organisation, dienstliche Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, Kommunikationsdaten und den Bearbeitungsstatus. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer nachvollziehbaren Kundenkommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Nicht erfolgreiche Anfragen werden nach Ablauf der festgelegten Kontakt- und Nachweisfrist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtsansprüche entgegenstehen.
6. Demo- und Testkonten
Für zeitlich begrenzte Demo- und Testkonten verarbeiten wir Organisations-, Benutzer-, Rollen-, Freischaltungs-, Nutzungs- und Sicherheitsdaten. Der Plattform-Super-Admin kann eine kostenlose Testphase mit einer festgelegten Anzahl von Tagen neu starten. Eine administrative Testfreischaltung erzeugt keinen Vertrag über kostenpflichtige Module, keine Rechnung und keine automatische kostenpflichtige Verlängerung.
Nach Ablauf werden Testberechtigungen deaktiviert. Bestehende kostenpflichtige oder dauerhaft eingeräumte Berechtigungen bleiben unberührt. Testdaten werden nach der in der Demo-Information genannten Frist gelöscht oder anonymisiert, sofern der Kunde keine Übernahme in einen Produktivvertrag beauftragt und keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
7. Benutzerkonten, Rollen und Authentifizierung
Für Benutzerkonten verarbeiten wir insbesondere Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Organisation, Fachbereich, Rolle, Berechtigungen, Kontostatus, Anmeldezeitpunkte, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, sicherheitsbezogene Ereignisse und eine technische Kennung der aktuellen Zugangsdatenversion. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.
Bei Mehrfaktor-Authentifizierung werden die für das gewählte Verfahren notwendigen Daten verarbeitet. Sicherheits- und Administrationsaktionen werden protokolliert, um unbefugte Zugriffe erkennen und nachweisen zu können. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO; bei Verarbeitung im Auftrag gelten zusätzlich die Weisungen des Kunden und der AV-Vertrag.
8. Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten
Zur Angebotserstellung, Modulfreischaltung, Vertragsverwaltung und Abrechnung verarbeiten wir Stammdaten, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift, gebuchte Module, Kontingente, Laufzeiten, Preise, Leistungsnachweise, Zahlungsstatus und Korrespondenz. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.
Vertrags- und Rechnungsunterlagen werden für die jeweils geltenden gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Anschließend erfolgt die Löschung, sofern keine weitergehenden Nachweis- oder Rechtsverteidigungsinteressen bestehen.
9. Verarbeitung von Kundeninhalten
Je nach gebuchten Modulen können Kunden insbesondere Dateien, Bilder, Metadaten, Vorlagen, Dokumente, Anschriften, Serienbriefdaten, E-Mail-Inhalte, Empfängerlisten, interne Nachrichten, Piktogramme, Signaturen, Logos, Corporate-Design-Daten, Playlists sowie Geräte- und Standortinformationen verarbeiten.
RathausPortal verarbeitet diese Daten grundsätzlich nur zur Bereitstellung der beauftragten Funktionen, auf Weisung des Kunden und innerhalb der vereinbarten Berechtigungs- und Mandantengrenzen. Der Kunde bleibt für Zulässigkeit, Richtigkeit, Informationspflichten, Löschfristen sowie die Rechte an hochgeladenen Inhalten verantwortlich.
10. Dateien, Bilder und Dokumentenerstellung
Für Upload, Speicherung, Vorschau, Suche, Verschlagwortung, Konvertierung, PDF-Erstellung, Serienbriefe und Dokumentvorlagen werden die hochgeladenen Inhalte sowie technische Metadaten verarbeitet. Vorschaudateien, Renderversionen und temporäre Arbeitsdateien werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Funktion erforderlich ist. Dauerhaft gespeicherte Ergebnisse unterliegen den vom Kunden festgelegten Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Bei Bildinhalten können personenbezogene Daten und urheberrechtlich geschützte Inhalte betroffen sein. Der Kunde muss vor dem Upload sicherstellen, dass die erforderlichen Rechtsgrundlagen, Nutzungsrechte und gegebenenfalls Einwilligungen vorliegen.
11. Globales Adressbuch und Empfängerlisten
Adressbücher können privat, fachbereichsbezogen, fachbereichsübergreifend oder organisationsweit eingerichtet werden. Sichtbarkeit und Verwendung richten sich nach den eingeräumten Rollen und Berechtigungen. Die Plattform darf Kontakte nicht über die freigegebene Organisation oder Berechtigungsgruppe hinaus offenlegen.
Der Kunde ist für die rechtmäßige Erhebung und Nutzung der Kontaktdaten verantwortlich. Beim Einzel- oder Mehrfachversand sind Empfängerfelder so zu verwenden, dass unbefugte Offenlegungen – insbesondere durch fehlerhafte offene Empfängerlisten – verhindert werden.
12. E-Mail-Versand und kundeneigenes SMTP
RathausPortal kann E-Mails über einen zentralen Versandkanal oder über ein vom Kunden verbundenes SMTP-Konto versenden. Dabei werden Absender-, Empfänger-, Betreff-, Inhalts-, Anlagen-, Zustell-, Fehler-, Bounce- und Auditdaten verarbeitet.
SMTP-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nur für den beauftragten Versand verwendet. Der Kunde ist für Berechtigung zur Nutzung der Absenderdomain, SPF-, DKIM- und DMARC-Konfiguration, Inhalte, Empfängergrundlage und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen verantwortlich. Zugangsdaten werden niemals in Audit- oder Fehlerprotokollen ausgegeben.
Bei Verwendung eines kundeneigenen Mailservers erfolgt die weitere Verarbeitung außerdem nach den Datenschutzbedingungen und Weisungen des Kunden sowie des von ihm eingesetzten Mailanbieters.
13. Bildschirm- und Stelenverwaltung
Zur Verwaltung digitaler Bildschirme und Stelen werden Gerätekennung, Kopplungsstatus, Standortbezeichnung, Gerätegruppe, IP- und Verbindungsinformationen, Online-Status, letzter Abruf, Playlists, Zeitpläne, Prioritäten und ausgespielte Medien verarbeitet.
Kopplungscodes sind zeitlich begrenzt und dürfen nicht als dauerhafte Zugangsdaten verwendet werden. Standortbezeichnungen sollen keine unnötigen personenbezogenen Angaben enthalten. Der Kunde ist für Inhalte und rechtmäßige Veröffentlichung auf den angeschlossenen Displays verantwortlich.
14. Optionale KI- und Analysefunktionen
KI-gestützte Funktionen, etwa automatische Bilderkennung, Verschlagwortung, Textunterstützung oder Generierung, dürfen nur eingesetzt werden, wenn sie für den betreffenden Mandanten freigeschaltet und datenschutzrechtlich dokumentiert sind. Vor Aktivierung müssen Anbieter, Datenkategorien, Zwecke, Speicherort, Speicherfristen, Trainingsnutzung und mögliche Drittlandübermittlungen transparent benannt werden.
Kunden dürfen ohne ausdrückliche Freigabe keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, vertraulichen Fallakten oder sonstigen hochsensiblen Inhalte an optionale KI-Dienste übermitteln. Sofern Eingaben nicht zum Training externer Modelle verwendet werden, darf dies erst nach vertraglicher Bestätigung des jeweiligen Anbieters zugesagt werden.
16. Hosting, deutsche Regionen und Unterauftragnehmer
Das Betriebskonzept sieht deutsche Hosting-Regionen für produktive Kernsysteme vor. Die konkrete Aussage gilt nur im Umfang der jeweils aktuellen technischen Architektur, Leistungsbeschreibung und Unterauftragsverarbeiterliste. Als vorgesehener Infrastrukturpartner ist derzeit die Hetzner Online GmbH für deutsche Rechenzentrumsregionen zu prüfen und vertraglich zu dokumentieren.
Weitere Dienstleister können je nach Konfiguration insbesondere für E-Mail-Versand, Monitoring, Support, DNS/CDN, Dokumentverarbeitung, KI-Funktionen und Entwicklungsumgebungen eingesetzt werden. Die jeweils gültige Unterauftragsverarbeiterliste muss Anbieter, Leistung, Verarbeitungsort und einschlägige Garantien enthalten.
17. Übermittlungen in Drittländer
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies für eine aktivierte Funktion erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Anbieter können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Standardvertragsklauseln und ergänzende technische sowie organisatorische Maßnahmen maßgeblich sein.
Soweit produktive Kundendaten vollständig in deutschen Regionen verarbeitet werden sollen, sind Supportzugriffe, Telemetrie, E-Mail-Metadaten und optionale KI-Dienste ausdrücklich in diese Prüfung einzubeziehen.
18. Empfänger
- Beschäftigte und beauftragte Personen, soweit sie die Daten zur Aufgabenerfüllung benötigen.
- Hosting-, Speicher-, Backup-, E-Mail-, Monitoring-, Support- und IT-Sicherheitsdienstleister auf vertraglicher Grundlage.
- Vom Kunden selbst verbundene Anbieter, etwa dessen SMTP- oder Identitätsdienst.
- Behörden, Gerichte und sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
- Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberatung, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
19. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Rückgabepflichten, Sicherheitsgründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen. Für Kundeninhalte gelten zusätzlich der AV-Vertrag, die Leistungsbeschreibung und das vereinbarte Löschkonzept.
Vor Vertragsende erhält der Kunde eine angemessene Möglichkeit zum Export. Nach Ablauf einer vereinbarten Rückgabe- oder Karenzfrist werden Produktivdaten und verbleibende Sicherungskopien nach dem dokumentierten Löschverfahren entfernt. Konkrete Fristen für Logdaten, Testkonten, Backups, E-Mail-Ereignisse und Supportfälle sind vor Veröffentlichung festzulegen.
20. Sicherheit
RathausPortal trifft unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Implementierungskosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie der Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffe, Mehrfaktor-Authentifizierung für privilegierte Konten, Verschlüsselung bei Übertragung, geschützte Speicherung von Zugangsdaten, Protokollierung administrativer Vorgänge, Sicherungskopien, Wiederherstellungstests, Schwachstellenmanagement und Verfahren für Datenschutzvorfälle.
Die vollständigen Maßnahmen werden im AV-Vertrag beziehungsweise dessen Anlage beschrieben und regelmäßig überprüft.
21. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Betrifft eine Anfrage Daten, die eine Kommune im RathausPortal verarbeitet, sollte sie vorrangig an diese Kommune als Verantwortliche gerichtet werden. RathausPortal unterstützt die Kommune entsprechend dem AV-Vertrag bei der Bearbeitung.
22. Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Betroffene aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
23. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Anbieter mit Sitz in Nordrhein-Westfalen kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Betracht. Die aktuelle Anschrift und Kontaktmöglichkeit sind vor Veröffentlichung unmittelbar auf ldi.nrw.de zu prüfen.
24. Automatisierte Entscheidungen
RathausPortal trifft im Rahmen der eigenen Kunden- und Benutzerverwaltung grundsätzlich keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Soweit Kunden eigene automatisierte Fachverfahren konfigurieren, bleiben sie für deren Rechtmäßigkeit und Information der Betroffenen verantwortlich.
25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, technische Verarbeitung oder eingesetzte Dienstleister ändern. Maßgeblich ist die auf der Website veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen, die Kundenverarbeitungen betreffen, werden nach Maßgabe des AV-Vertrags und der Vertragsbedingungen kommuniziert.