Fragen & Antworten

RathausPortal ist eine browserbasierte Arbeitsplattform für Kommunalverwaltungen. Bilder, Dateien, Kontakte, Vorlagen, Schreiben und Kommunikationsaufgaben liegen an einem zentralen Ort und werden in klar getrennten Mandanten verwaltet.

Bildverwaltung, Dateien, Kontakte und Verteiler, Schreiben und Serienbriefe, Grafik- und Briefvorlagen, PDF-Werkstatt, Aktuelles/Intranet, Hinweisschilder sowie Bildschirme und Stelen – wählbar als Einzelmodule oder Pakete.

Für Städte, Gemeinden, Ämter und kommunale Einrichtungen jeder Größe. Fachbereiche und Teams arbeiten innerhalb eines Mandanten ohne Mehrkosten zusammen.

Nein. Die Oberfläche ist auf alltägliche Verwaltungsarbeit ausgelegt: klare Menüs, geführte Schritte und Vorlagen. Administratoren erhalten eine Einweisung; ein Hilfe-Center ist im Portal eingebaut.

Ja. RathausPortal läuft im Browser und ist von jedem berechtigten Arbeitsplatz erreichbar – im Rathaus, im Homeoffice oder mobil. Zugriffe sind rollenbasiert und werden protokolliert.

Ja. Eigenständiger Import mit den vorhandenen Werkzeugen ist kostenfrei; Migrationspakete S und M haben feste Preise und klare Grenzen. Umfangreiche Migrationen erhalten nach kostenloser Prüfung einen verbindlichen Festpreis.

Suchen in verschiedenen Laufwerken, mehrfaches Pflegen derselben Inhalte, manuelles Zusammenstellen von Schreiben und Verteilern sowie uneinheitliche Gestaltung entfallen weitgehend.

Inhalte werden einmal zentral hinterlegt, versioniert und gezielt freigegeben. Module greifen auf dieselbe Quelle zu, statt Kopien anzulegen.

Ja. Kontakte fließen in Schreiben und Serienbriefe, Bilder in Grafikvorlagen und Bildschirme, Logos und Farben in alle Dokumente.

Ja, über Freigaben an Personen oder Fachbereiche – ohne dass Dateien per E-Mail kopiert werden müssen.

Jede Person sieht nur, was für sie freigegeben ist. Administratoren steuern Rollen je Fachbereich; Änderungen sind im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.

Schlagwort-Vorschläge für Bilder, Textvorschläge (Entwurf, Amtssprache, Kürzen, verständlicher formulieren) in Aktuelles/Intranet und im Schreiben-Modul sowie Vorschläge zur Ebenenklassifizierung in Grafikvorlagen. Alle Ergebnisse sind Vorschläge.

Nach dem Hochladen kann die KI allgemeine Motive, Orte und Situationen erkennen und als klar gekennzeichnete Vorschläge anzeigen. Personen werden nicht identifiziert.

Nein. Vorschläge werden erst nach Bestätigung durch Mitarbeitende gespeichert und bleiben von manuellen Schlagwörtern unterscheidbar.

Ja, jederzeit – vor und nach der Übernahme. Übernahmen werden protokolliert.

Ja. Aus Stichpunkten entstehen Entwürfe; bestehende Texte lassen sich in Amtssprache glätten, kürzen oder verständlicher formulieren. Der Vorschlag wird erst nach Klick auf „Übernehmen“ in das Feld übernommen.

Nein. Die KI veröffentlicht nichts eigenständig und trifft keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen. Die Prüfung und Verantwortung bleiben bei den Mitarbeitenden.

Ja. KI-Funktionen sind optional; sie werden nur auf ausdrückliche Aktion ausgelöst und können je Mandant durch den Betreiber deaktiviert werden.

Dateien und Bilder liegen im Objektspeicher von Hetzner in Deutschland (Nürnberg). Für KI-Vorschläge werden ausschließlich die jeweils ausgewählten Inhalte an den KI-Dienst übermittelt; Anbieter und Verarbeitungsorte sind in den Datenschutzunterlagen aufgeführt, die Sie anfordern können.

Nein. Jeder Mandant ist technisch getrennt: Jede Datenbankabfrage und jeder Dateizugriff ist an die Mandanten-ID gebunden, Berechtigungen werden serverseitig geprüft und Zugriffe protokolliert.

RathausPortal selbst trainiert keine Modelle mit Kundendaten. Für die eingesetzten KI-Dienste gelten die vertraglichen Zusagen der Anbieter; die verbindliche Liste stellen wir mit den Datenschutzunterlagen bereit.

Allgemeine Inhalte wie Veranstaltungsbilder, Pressetexte, Standardschreiben. Nicht vorgesehen sind Personalunterlagen, Sozial- und Leistungsdaten, Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente oder vertrauliche Vorgänge – hierfür ist die KI-Verarbeitung auszuschließen.

Rollen und Freigaben je Fachbereich, verschlüsselte Übertragung (TLS), Step-up-Bestätigung für kritische Aktionen, Aktivitätsprotokoll. Die Bildanalyse ist auf allgemeine Motive begrenzt und identifiziert keine Personen.

Anmeldungen, Freigaben, Uploads, KI-Übernahmen und Verwaltungsaktionen werden mit Zeitstempel, Person und Objekt im Aktivitätsprotokoll des Mandanten festgehalten.

Hosting/Objektspeicher: Hetzner Online GmbH (Deutschland). KI-Dienste: OpenAI-Modelle über die Emergent-Plattform. Die vollständige, aktuelle Liste mit Verarbeitungsorten erhalten Sie über „Datenschutzunterlagen anfordern“.

Sie erhalten einen vollständigen Export Ihrer Inhalte. Anschließend werden die Mandantendaten nach der vereinbarten Frist gelöscht; die Löschung wird bestätigt.

Ja. Wir stellen Beschreibungen der Verarbeitungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Unterauftragnehmerliste bereit und beantworten Rückfragen Ihrer Datenschutzbeauftragten.

Derzeit nicht als Standardleistung. RathausPortal bietet KI-Unterstützung mit strikt getrennten Mandantendaten auf einer gemeinsam betriebenen Plattform. Eine dedizierte Umgebung kann auf Anfrage geprüft werden.

Schnelle Umfrage (kurzes Stimmungsbild), Feedback und Bewertung (z. B. Veranstaltungen, Dienstleistungen), Interne Befragung (nur Mitarbeitende), Bürgerbeteiligung (informell, beratend) und – nach erweiterter rechtlicher und datenschutzrechtlicher Konfiguration – ein förmliches Verfahren. Die Auswahl eines förmlichen Verfahrens bestätigt nicht, dass alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Jeder Mandant kann bis zu 20 Umfragen gleichzeitig im Status „aktiv“ betreiben. Entwürfe, geplante, pausierte, beendete und archivierte Umfragen zählen nicht mit und sind unbegrenzt. Das Limit stammt aus der zentralen Tarifkonfiguration.

Ja. Jede veröffentlichte Umfrage hat eine eigene mobile Seite mit Kurzlink, QR-Code und Vorschaudaten für soziale Netzwerke. Der Link kann in die Bio, in Storys oder Beiträge eingefügt werden.

Ja, über einen kopierbaren iFrame-Code mit automatischer Höhenanpassung. Die Einbindung funktioniert nur auf Domains, die der Stadt-Admin ausdrücklich freigegeben hat; auf anderen Seiten wird ein Hinweis mit Link zur Umfrage angezeigt.

Ja. Die öffentliche Umfrageseite ist für Smartphones optimiert (große Bedienflächen, Fortschrittsanzeige, verständliche Fehlermeldungen) und kann direkt aus Messenger, Newsletter oder QR-Code geöffnet werden.

Standardmäßig nur Stadt-Admins sowie Personen, die je Umfrage ausdrücklich berechtigt wurden. Normale Mitarbeitende haben keinen automatischen Ergebniszugriff. Der Plattformbetreiber sieht Inhalte und Ergebnisse nicht; ein technischer Supportzugriff erfolgt nur nach Freigabe des Mandanten, zeitlich begrenzt und protokolliert.

Nein, nicht automatisch. Ergebnisse bleiben im geschützten Verwaltungsbereich. Ob und wie Ergebnisse veröffentlicht werden, entscheidet die Verwaltung – zum Beispiel über einen exportierten Bericht.

Ja. Bei „offen und anonym“ wird keine Identität verlangt oder gespeichert. IP-Adressen werden nicht dauerhaft mit Antworten verbunden; zur Missbrauchsbegrenzung wird nur ein täglich wechselnder, nicht rückrechenbarer Hash verwendet.

Technisch nicht vollständig. Bei einer offenen anonymen Befragung kann nicht garantiert werden, dass jede Person nur einmal teilnimmt. Wer eine einmalige Teilnahme braucht, nutzt Zugangscodes (pseudonym, Code getrennt von der Antwort und nur gehasht gespeichert) oder die angemeldete Teilnahme – diese darf dann nicht als anonym bezeichnet werden.

Nur solche, die für den Zweck erforderlich sind und für die eine Rechtsgrundlage vorliegt. Der Datenschutz-Assistent weist auf Pflicht-Kontaktdaten, besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) und Minderjährige hin und empfiehlt bei Bedarf die Prüfung durch die Datenschutzbeauftragten. Datei-Uploads durch Teilnehmende sind bewusst nicht vorgesehen.

Vor der Veröffentlichung müssen Verantwortliche Stelle, Zweck, Rechtsgrundlage, Datenarten, Empfänger, Auftragsverarbeiter, Speicherdauer, Kontakt der Datenschutzbeauftragten und Betroffenenrechte hinterlegt sein. Diese Angaben werden auf der Umfrageseite als Informationen nach Art. 13 DSGVO angezeigt. Ohne Speicherdauer kann nicht veröffentlicht werden.

Ja. Start- und Endzeitpunkt, Zeitzone und eine maximale Teilnehmerzahl sind konfigurierbar. Nach Ablauf zeigt die Seite eine eigene Meldung; ein manuelles vorzeitiges Beenden ist jederzeit möglich.

Eine Portalumfrage ist ein unverbindliches Stimmungsbild oder eine beratende Beteiligung; aus der Teilnahme entsteht keine rechtliche Bindungswirkung. Bürgerentscheide, Bürgerbegehren, Wahlen oder förmliche Öffentlichkeitsbeteiligungen unterliegen eigenen gesetzlichen Verfahren. Solche Bezeichnungen sind für Portalumfragen ohne hinterlegte rechtliche Nachweise nicht zulässig.

Ja. Einladungen und Erinnerungen gehen über die zentrale Kontaktverwaltung und den zentralen E-Mail-Versand an bestehende Empfängergruppen. Bei pseudonymer Teilnahme erhält jede Person einen eigenen Zugangscode, der getrennt von den Antworten gespeichert wird.

Ja. Berechtigte Personen können Ergebnisse als CSV, Excel (mit Auswertungsblatt) und als PDF-Bericht exportieren. Bei gruppierten Auswertungen werden Gruppen mit weniger als fünf Antworten nicht separat ausgewiesen.

Ja. KI-Unterstützung im Umfragemodul ist optional und nur auf ausdrückliche Aktion nutzbar; sie kann je Mandant vollständig deaktiviert werden. Freitextantworten werden nur nach gesonderter Aktivierung und dokumentierter Datenschutzprüfung an eine KI-Verarbeitung übergeben.

Nein. RathausPortal trainiert keine Modelle mit Kundendaten. Für eingesetzte KI-Dienste gilt die API-Nutzung ohne Modelltraining gemäß Unterauftragnehmerliste und Datenschutzunterlagen.

Nach der je Umfrage festgelegten Speicherdauer werden Antworten automatisch gelöscht. Begonnene, nicht abgeschlossene Teilnahmen werden nach zwei Tagen entfernt; technische Missbrauchszähler nach einem Tag.

Das Intranet ist der zentrale digitale Arbeitsplatz für die interne Kommunikation einer Verwaltung. Dort werden Nachrichten, wichtige Hinweise, Termine, Dokumente, Kontakte und interne Umfragen zielgruppengerecht bereitgestellt – auf einer persönlichen Startseite je Mitarbeitendem.

Die vorhandene Funktion für aktuelle Nachrichten bleibt als redaktionelle Grundlage erhalten und wurde zum vollständigen Intranet erweitert. Bestehende Beiträge, Berechtigungen, Buchungen und Verträge bleiben unverändert erhalten; die sichtbare Bezeichnung lautet nun „Intranet & interne Kommunikation“.

Ja. Berechtigte Redaktionen veröffentlichen Inhalte für die gesamte Verwaltung, einzelne Fachbereiche, Rollen, Benutzergruppen oder einzelne Personen. Die Sichtbarkeit wird serverseitig geprüft – auch in Suche, Startseite und Benachrichtigungen.

Ja. Über eine Personensuche, die ausschließlich Benutzer des eigenen Mandanten anzeigt, können mehrere Personen als Zielgruppe gewählt werden.

Ja. Beiträge verknüpfen Dateien aus der zentralen Dateiverwaltung und Ansprechpartner aus dem Kontaktbuch. Es entstehen keine Kopien; Berechtigungen der Originalobjekte gelten weiterhin.

Ja. Freigegebene interne Umfragen aus dem Modul „Umfragen & Bürgerbeteiligung“ erscheinen auf der Intranet-Startseite und können direkt aufgerufen werden. Die Auswertung bleibt im Umfragemodul.

Redakteure erstellen Entwürfe und reichen sie zur Freigabe ein. Freigeber prüfen, geben frei oder lehnen mit Begründung ab (Vier-Augen-Prinzip). Freigegebene Beiträge werden sofort oder geplant veröffentlicht; inhaltliche Änderungen nach der Freigabe erfordern eine erneute Freigabe. Jeder Schritt wird protokolliert.

Wichtige Mitteilungen können mit „Gelesen und zur Kenntnis genommen“ bestätigt werden. Die Bestätigung bezieht sich auf die konkrete Version und dokumentiert die Kenntnisnahme; sie stellt nicht automatisch eine rechtliche Zustimmung dar. Lesezeiten oder Klickverhalten werden nicht ausgewertet.

Zugriffe werden anhand von Mandant, Rolle, Organisation und Zielgruppe serverseitig gesteuert; administrative Änderungen werden protokolliert. Konkrete Aussagen zu Hosting und Speicherung finden Sie in den Datenschutzunterlagen (AVV, TOMs, Unterauftragnehmerliste).

Ja. Startseite, Beiträge und Redaktion sind responsiv und auf Desktop, Tablet und Smartphone bedienbar.

Mitarbeitende (lesen, bestätigen), Redakteur (Entwürfe erstellen, einreichen), Freigeber (prüfen, freigeben, veröffentlichen, archivieren), Intranet-Admin (Startseite, Benachrichtigungsregeln, Rollen) sowie der Stadt-Admin des Mandanten. Der Plattformbetreiber hat keinen pauschalen Zugriff auf Inhalte.

Der Preis stammt aus der veröffentlichten Preisversion und wird im Preisrechner live angezeigt (derzeit 59 € netto je Mandant und Monat bei Einzelbuchung). Im Rechner ist erkennbar, ob das Modul im gewählten Paket enthalten ist.

Ja – in den Paketen „Medien und Kommunikation“ und „RathausPortal Komplett“ ist das Intranet enthalten und wird nicht zusätzlich berechnet.

Eine interne Alarmkette ist ein vorbereiteter Ablauf, mit dem zuständige Personen einer Verwaltung in einer festgelegten Reihenfolge oder parallel informiert werden – etwa Rufbereitschaft, Verwaltungsstab oder Gebäudemanagement. Sie ergänzt behördliche Alarmierungswege und ersetzt keine Leitstelle.

Die gesamte Verwaltung, einzelne Fachbereiche, Standorte, Rollen, Kontaktgruppen, Rufbereitschaften, einzelne Personen sowie ausdrücklich freigegebene externe Krisenkontakte. Empfänger stammen aus der zentralen Benutzer- und Kontaktverwaltung.

Telefonanruf mit Tastenrückmeldung, SMS mit Rückmeldelink und E-Mail mit Bestätigungslink. E-Mail ist für zeitkritische Alarme nicht als alleiniger Kanal vorgesehen.

Jede Stufe legt Empfänger, Kanäle, Wartezeit und Mindestanzahl an Bestätigungen fest. Fehlen Rückmeldungen nach der Wartezeit, wiederholt das System die Stufe oder aktiviert automatisch die nächste – etwa Stellvertretungen oder weitere Einsatzgruppen.

In der Lageübersicht wird jede Person genau einmal geführt: kontaktiert, zugestellt, bestätigt und verfügbar, bestätigt und nicht verfügbar, nicht erreicht oder manuell geklärt. Eine Bestätigung erfolgt aktiv per Taste 1/2 am Telefon oder über den Rückmeldelink.

Nein. „Zugestellt“ bedeutet nur, dass das Mobilfunknetz die Nachricht übergeben hat. Erst die aktive Rückmeldung über den Link oder am Telefon gilt als Bestätigung.

Ja. Probealarme sind deutlich als Test gekennzeichnet, laufen mit simulierten oder freigegebenen Testkanälen und erzeugen einen Testbericht mit fehlenden Kontaktdaten und Kanalprüfung. Überfällige Tests werden in der Übersicht angezeigt.

Private Notfallnummern werden nur mit dokumentierter Einwilligung gespeichert, in normalen Ansichten maskiert, nicht in Benutzerlisten angezeigt und ausschließlich zweckgebunden für die Alarmierung verwendet.

Jeder Alarmplan enthält ein dokumentiertes Ersatzverfahren: zuständige Leitstelle, manuelle Telefonliste, alternative Rufnummern, Funk- oder physische Meldewege. Ein Alarm gilt nicht als abgeschlossen, nur weil Nachrichten technisch angenommen wurden.

Nein. Das Modul dient der internen Alarmierung von Verwaltungsmitarbeitenden und Krisenstäben. Notruf 112, Leitstellen, BOS-Digitalfunk, MoWaS, NINA, Cell Broadcast und Sirenen bleiben die maßgeblichen amtlichen Systeme.

Im Modulpreis sind monatliche Kontingente enthalten. Darüber hinaus werden SMS-Segmente und verbundene Gesprächsminuten nach der veröffentlichten Preisversion abgerechnet. Vor jedem Alarm erscheint eine unverbindliche Kostenprognose; alle Verbräuche stehen in einem unveränderlichen Nutzungsledger.

Ja. Mandanten-Admins legen ein monatliches Kostenlimit fest – als Warnung oder Sperre. Eine Sperre kann durch die Einsatzleitung bewusst übersteuert werden, damit ein sicherheitsrelevanter Alarm nicht unbemerkt blockiert wird.

Ja. Kritische Alarmpläne verlangen die Freigabe eines zweiten Alarm-Freigebers, bevor ein Echtalarm versendet wird. Auch Alarmpläne selbst werden getrennt bearbeitet und freigegeben. Ausnahmen für Sofortalarm-Rollen werden besonders protokolliert.

Nein. Anrufe werden standardmäßig nicht aufgezeichnet. Gespeichert werden nur technischer Status, Dauer und die Tastenrückmeldung.

Vor dem Echtbetrieb sind Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung mit dem Kommunikationsanbieter, Drittlandübermittlung, Löschfristen, Berechtigungskonzept, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie die Erforderlichkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen – unter Beteiligung von Datenschutz, Personalrat und Informationssicherheit.

Das Basiskontingent ergibt sich aus der jeweils veröffentlichten Preisversion (Plattformbasis, derzeit 100 GB je Mandant). Es gilt gemeinsam für Bilder, Dokumente und weitere Dateien im RathausPortal und kann jederzeit mit Speicherpaketen erweitert werden.

Alle dauerhaft gespeicherten Benutzerinhalte: Bilder, Dokumente, Anhänge, Grafikprojekte, dauerhaft gespeicherte Exporte, persönliche Dateien, aufbewahrte Versionen und der Papierkorb während seiner Aufbewahrungszeit. Berechnet wird ausschließlich anhand der gespeicherten Byte-Werte; 1 GB = 1.000.000.000 Bytes.

Nein. Systemgenerierte Vorschaubilder, Anzeigevarianten und temporäre Verarbeitungsdateien werden nicht auf Ihr Kontingent angerechnet. Eine Datei, die in mehreren Modulen nur referenziert wird, zählt einmal; eine echte Kopie mit neuer Datei-ID zählt erneut.

Ja. Das Kontingent gilt mandantenweit – verwaltungsweite, fachbereichsbezogene und persönliche Inhalte werden zusammen gezählt, in der Speicherübersicht aber getrennt ausgewiesen.

Nein. Stadt- und Mandanten-Admins sehen nur, wie viel persönlicher Speicher insgesamt und – mit ausdrücklicher Verwaltungsberechtigung – je Benutzer belegt ist. Ein Öffnen oder Durchsuchen persönlicher Inhalte ist nicht möglich; jeder administrative Zugriff auf Belegungsdaten wird protokolliert.

Ja. Unter Verwaltung → Speicher & Pakete bzw. Pakete buchen wählen berechtigte Administratoren ein Speicherpaket; Netto, Umsatzsteuer, Brutto und die neue Gesamtkapazität werden vor der verbindlichen Bestätigung angezeigt.

Sofort nach der verbindlichen Buchung – ohne Neuladen der Seite. Bestellung, Preis-Snapshot, Vertragszusatz, Abonnement und Rechnung werden dabei automatisch über die bestehende Faktura erzeugt.

Der erste Zeitraum wird centgenau anteilig nach den verbleibenden Tagen des laufenden Monats berechnet; der Folgemonat wird regulär abgerechnet. Die Berechnung wird im Buchungsdialog erklärt.

Ja, zum Ende des bezahlten Zeitraums. Eine Kündigung oder Reduzierung ist nur möglich, wenn die aktuelle Belegung unter das zukünftige Kontingent passt – andernfalls zeigt das System, wie viel bereinigt werden muss oder welches kleinere Paket ausreicht.

Neue Uploads werden abgelehnt; der Upload-Dialog erklärt, wie viel Speicher fehlt, welches Paket ausreicht und wer buchen darf. Vorhandene Inhalte bleiben lesbar, herunterladbar und löschbar. Ab 70 %, 85 % und 95 % erhalten Administratoren vorab Hinweise.

Nein, niemals – auch nicht bei vollem Speicher oder nach einer Kündigung. Löschungen erfolgen ausschließlich durch berechtigte Personen und werden protokolliert.

Änderungen erzeugen eine neue Version; ältere Versionen bleiben nachvollziehbar und können wiederhergestellt werden. Originaldateien werden nicht still überschrieben.

Write Once, Read Many: Eine Objektversion mit aktiver Aufbewahrungsfrist oder Legal Hold kann während dieses Zeitraums nicht überschrieben oder gelöscht werden – auch nicht durch Administratoren. Dieser Schutz wird zweckbezogen für Nachweis- und Archivobjekte eingesetzt.

Nein. „Revisionssicherheit“ ist kein pauschales technisches Merkmal. Das RathausPortal unterscheidet Integrität (Prüfsumme), Versionierung, Schutz gegen Veränderung (Aufbewahrung/Legal Hold) und Verfahrensdokumentation. Ob gesetzliche Anforderungen erfüllt sind, hängt zusätzlich vom Verwendungszweck und der Verfahrensdokumentation Ihrer Verwaltung ab.

Revisionsschutz verhindert Veränderung und macht Änderungen nachvollziehbar. Ein Backup ist eine getrennte Kopie zur Wiederherstellung bei Verlust des Systems. Versionierung ersetzt kein Backup; Wiederherstellungen sollten regelmäßig getestet werden.

Ja. Mit dem Zusatzmodul „Mobiler Dokumentenscanner & OCR“ können Papierdokumente direkt über das Smartphone erfasst, zu einem PDF zusammengefügt und im RathausPortal gespeichert werden. Voraussetzung ist das aktive Modul „Dateien“.

Das System schlägt Dokumentart, Dateiname, Schlagwörter und einen passenden Ablageort vor. Die endgültige Ablage wird von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter kontrolliert und bestätigt.

Ja. Mehrere Aufnahmen können sortiert, gedreht und zu einem gemeinsamen PDF zusammengefasst werden.

Ja. Durch die OCR-Texterkennung wird aus dem Scan ein durchsuchbares PDF. Die Suche berücksichtigt weiterhin die bestehenden Zugriffsrechte.

Nein. Die OCR-Verarbeitung erfolgt on-premise innerhalb der kontrollierten RathausPortal-Infrastruktur (RapidOCR, ohne externe Anbieter). Externe Dienste dürfen nur nach ausdrücklicher Konfiguration und datenschutzrechtlicher Prüfung verwendet werden; Dokumentinhalte werden nicht für KI-Training genutzt.

Standardmäßig werden Dokumente im persönlichen Scan-Eingang („Meine Dateien → Scan-Inbox“) gespeichert. Andere Personen erhalten nur Zugriff, wenn das Dokument bewusst in einen gemeinsamen Bereich verschoben oder freigegeben wird.

Ja. Der mobile Foto-Upload über die persönliche, geschützte Upload-Seite ist im Bilder-Modul enthalten und verursacht keinen zusätzlichen Modulpreis.

Der Preis ergibt sich aus der jeweils veröffentlichten zentralen Preisversion (vorgeschlagen: 19,00 € netto pro Monat und Mandant inklusive 500 OCR-Seiten; Zusatzkontingent 1.000 Seiten 15,00 € netto, gültig bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums). Es gibt keine automatische Mehrkostenabrechnung ohne Zustimmung.