Eine Plattform. Viele konkrete Möglichkeiten.
Das RathausPortal bringt digitale Werkzeuge für Verwaltung, Kommunikation und Organisation an einem zentralen Ort zusammen. Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen zahlreichen Programmen, Dateien und Zuständigkeiten wechseln.
Entdecken Sie anhand konkreter Beispiele, wie das RathausPortal den Arbeitsalltag erleichtert – von einheitlichen Grafikvorlagen über digitale Informationsbildschirme bis zur nachvollziehbaren Alarmierung im Krisenfall.
Einmal gestalten. In der gesamten Verwaltung richtig anwenden.
Mit zentralen Grafikvorlagen können Mitarbeitende professionelle Kommunikationsmittel erstellen, ohne bei jedem Auftrag wieder bei null anzufangen.
Flyer, Visitenkarten, Plakate, Aushänge und Social-Media-Beiträge werden einmal im Erscheinungsbild der Stadt oder Verwaltung vorbereitet. Logos, Farben, Schriften und wichtige Gestaltungselemente bleiben geschützt.
Die fertigen Vorlagen stehen anschließend den berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung. Sie ändern nur die Inhalte, die tatsächlich verändert werden dürfen – beispielsweise Überschriften, Termine, Bilder oder Kontaktdaten.
So entstehen auch in unterschiedlichen Fachbereichen einheitliche und professionell gestaltete Veröffentlichungen. Spezielle Grafikkenntnisse sind dafür nicht erforderlich.
Wenn sich das Erscheinungsbild ändert: Zentrale Vorlagen können einmal aktualisiert und anschließend verwaltungsweit in der neuen Fassung bereitgestellt werden.
Praxisbeispiel: Eine neue Veranstaltung soll beworben werden
- Eine Mitarbeiterin öffnet die passende Veranstaltungsvorlage.
- Sie trägt Titel, Datum und Veranstaltungsort ein.
- Sie wählt ein freigegebenes Bild aus der Bildverwaltung.
- Das RathausPortal erzeugt daraus die benötigten Formate.
- Der Beitrag kann freigegeben, heruntergeladen oder an den vorgesehenen Ausgabekanal übergeben werden.
Weitergabe an Kanäle und Partner
- Durchsuchbare Druck-PDF mit Druckdatenprüfung (Seitenzahl, Anschnitt, Schriften) verfügbar
- Übergabe geprüfter Druckdaten an eine angebundene Druckerei – neutrales Übergabemodell vorhanden, Bestellung im Testmodus in Vorbereitung
- Übergabe an einen Social-Media-Kanal optional integrierbar
- Versand an die Marketing- oder Kommunikationsagentur optional integrierbar
- Zuordnung zum verantwortlichen Fachbereich und zur Kostenstelle über Rollen, Fachbereiche und Buchungsdaten verfügbar
- Übergabe der Kosten an Faktura/Abrechnung (Rechnungspositionen je Modul und Kostenstelle) verfügbar
Vorteile
- einheitliches Corporate Design
- einfache Bedienung ohne Grafikprogramm
- weniger Korrekturschleifen
- deutlich kürzere Abstimmungswege
- zentrale Aktualisierung von Vorlagen
- geschützte Logos, Schriften und Gestaltungselemente
- nachvollziehbare Freigaben
- klare Zuordnung zu Fachbereichen und Kostenstellen
- weniger manuelle Umbuchungen und Rechnungsrückfragen
- schnellere Veröffentlichung auf unterschiedlichen Kanälen
Schreiben, die immer richtig aussehen – ohne Word-Bastelei.
Terminbestätigung, Einladung, Eingangsbestätigung: Mitarbeitende wählen eine freigegebene Vorlage, ergänzen die wenigen offenen Angaben und erhalten ein fertiges Schreiben im Layout der Verwaltung.
So läuft es im Alltag
- Die Verwaltung hinterlegt ihre Word-Vorlagen einmal zentral – mit Platzhaltern für Empfänger, Datum, Aktenzeichen und Inhalt.
- Mitarbeitende wählen die Vorlage ihres Fachbereichs, der Empfänger kommt per Klick aus „Kontakte & Verteiler“.
- Offene Angaben werden ausgefüllt, die Vorschau zeigt sofort das fertige Schreiben.
- Ausgabe als Word und PDF – archiviert unter „Meine Dokumente“, auf Wunsch direkt als Serienbrief an einen Verteiler.
Corporate Design bleibt geschützt. Nur die Inhalte sind änderbar, die die Vorlage freigibt. Ändert sich Logo oder Briefkopf, wird die Vorlage einmal zentral aktualisiert – alle Fachbereiche schreiben ab sofort mit dem neuen Stand.
Vorteile
- einheitliche Schreiben in allen Fachbereichen
- keine Word-Kenntnisse nötig – Ausfüllen statt Formatieren
- Empfänger aus den globalen Kontakten, keine Tippfehler in Adressen
- Vorlagen je Fachbereich freigeben, stadtweite Vorlagen für alle
- Word und PDF in einem Schritt
- Serienbriefe an ganze Verteiler
- Dokumenten-Automat: wiederkehrende Schreiben nach festen Regeln
- Versionierung: Vorlagen ändern, ohne alte Dokumente zu verlieren
Alle im Haus auf demselben Stand – mit Nachweis.
Nachrichten, IT-Wartungshinweise, Personalinformationen und Termine an einem Ort. Wichtige Mitteilungen können eine Bestätigung verlangen – und die Redaktion sieht, wer noch nicht gelesen hat.
Typischer Ablauf
- Die Redaktion schreibt einen Beitrag – etwa „IT-Wartung am Samstag, 8–12 Uhr“ – und wählt Kategorie, Zielgruppe und ob eine Bestätigung nötig ist.
- Auf Wunsch gibt eine zweite Person frei (Vier-Augen-Prinzip), erst dann erscheint der Beitrag.
- Mitarbeitende sehen ihn auf ihrer Startseite, ungelesene Inhalte sind markiert; die Suche findet Nachrichten, Dokumente und Ansprechpersonen.
- Wichtige Mitteilungen werden bestätigt – die Redaktion sieht, wer noch fehlt, und kann gezielt erinnern.
Zusammenspiel: Beiträge lassen sich als Motiv auf Bildschirme und Stelen übernehmen; Termine erscheinen im gemeinsamen Kalender, Umfragen sammeln Rückmeldungen direkt im Intranet.
Vorteile
- eine Startseite für alle: Nachrichten, Bestätigungen, Termine
- Lesebestätigung für wichtige Mitteilungen mit Übersicht der offenen Personen
- Redaktion und Freigabe getrennt – nichts geht ungeprüft raus
- Kategorien wie Nachricht, IT- und Wartungshinweis, Personalinformation
- Zielgruppen je Fachbereich oder stadtweit
- Volltextsuche über Beiträge, Dokumente und Ansprechpersonen
- Kalender für Termine und Fristen
- Rechte passend zum übrigen System – ein Schalter je Person
Informationen genau dort zeigen, wo Menschen sie sehen.
Mit RathausPortal können Bildschirme, Monitore und digitale Stelen zentral mit aktuellen Informationen versorgt werden.
Veranstaltungen, Besucherhinweise, interne Meldungen oder aktuelle Informationen müssen nicht mehr an jedem Bildschirm einzeln eingespielt werden. Die Inhalte werden zentral im RathausPortal vorbereitet, zeitlich geplant und den gewünschten Ausgabegeräten zugewiesen.
Viele vorhandene Bildschirme können weiterverwendet werden. Entscheidend ist nicht das Alter des Monitors, sondern ob auf dem angeschlossenen Gerät ein geeigneter, aktueller Browser zuverlässig im Vollbildbetrieb läuft und eine stabile Internetverbindung besteht. Ein älterer Monitor ohne Browser benötigt gegebenenfalls einen kleinen Player oder Mini-PC.
Einsatzmöglichkeiten
- Informationen im Rathaus und in Verwaltungsgebäuden
- Hinweise in Wartebereichen
- Veranstaltungen und Kulturangebote
- Raum- und Besucherinformationen
- interne Mitteilungen und Informationen für Mitarbeitende
- Verkehrs-, Baustellen- und Störungshinweise
- zeitgesteuerte Kampagnen
- kurzfristige Warn- und Notfallinformationen
Praxisbeispiel: Eine Veranstaltung wird kurzfristig verlegt
- Die zuständige Stelle ändert Ort und Hinweis im RathausPortal.
- Die aktualisierte Information wird freigegeben.
- Das System verteilt sie an die ausgewählten Bildschirme.
- Die Information erscheint an allen vorgesehenen Standorten.
- Im System bleibt nachvollziehbar, welche Geräte den neuen Inhalt abgerufen haben.
Verbindung zur Krisenkommunikation in Vorbereitung
Das Digital-Signage-System soll mit dem Modul „Alarmketten und Krisenkommunikation“ verbunden werden. Im Alarmfall überlagert eine priorisierte Warnmeldung die normalen Inhalte – etwa „Gebäude bitte verlassen“, „Eingang vorübergehend gesperrt“, „Unwetterwarnung“, „Sammelstelle aufsuchen“ oder „Entwarnung“.
Eine Warnmeldung wird nie durch einen ungesicherten Klick veröffentlicht. Vorgesehen sind: eindeutige Berechtigung, erneute Bestätigung, definierte Zielgeräte, Start- und Endzeit, Prioritätsstufe, Protokollierung, Entwarnung und Rückfall auf den regulären Inhalt.
Vorteile
- vorhandene Geräte können häufig weitergenutzt werden
- Inhalte zentral statt an jedem Standort einzeln verwalten
- zeitgesteuerte Veröffentlichungen
- unterschiedliche Inhalte für unterschiedliche Standorte
- schnelle Aktualisierung
- Verbindung von Bürgerinformation und interner Kommunikation
- priorisierte Anzeige von Warnmeldungen (in Vorbereitung)
- nachvollziehbarer Gerätestatus
Inhalte, die sich von selbst aktuell halten
Neben Bildern, Videos und Grafiken aus dem Grafikmodul gibt es Motive, die sich automatisch füllen – einmal eingerichtet, immer aktuell. Beide Beispiele stammen direkt aus der Vorschau des Systems im realen Ausgabeformat.
Was das System für Sie übernimmt
- Vorschau im echten Ausgabeformat: 16:9-Monitor und 9:16-Stele auf Knopfdruck
- Layout passt sich automatisch an Hoch- und Querformat an
- Bilder werden automatisch skaliert – kein Zuschneiden nötig
- Entwurf und Veröffentlichung getrennt: Erst „Veröffentlichen“ überträgt auf die Bildschirme
- Zeitplanung: Motive mit Start- und Endzeit, Wochentagen und Uhrzeiten
- Standort-Gruppen: Foyer, Wartebereich und Außenstele mit unterschiedlichen Inhalten
- Gerätestatus im Blick: wann hat welcher Bildschirm zuletzt abgerufen?
- Notfall-Überlagerung: eine priorisierte Meldung ersetzt sofort den regulären Inhalt
Rechte, die zusammenpassen
Wer Bildschirme bespielt, sieht in der Medienauswahl nur Bilder, Videos und Grafiken, für die sie oder er auch im jeweiligen Ursprungsmodul freigegeben ist. Fehlt ein Zugriff, zeigt das System einen klaren Hinweis statt fremder Inhalte. Die Freigabe erledigt die Administration mit einem Schalter je Person und Modul – ohne Unterpunkte.
- ein Schalter je Modul: an = darf alles, aus = sieht nichts
- Fachbereichs-Admins geben für ihr eigenes Team frei
- Protokoll: wer hat wann was freigegeben
- Playlists warnen, wenn ein Motiv für die bearbeitende Person nicht sichtbar ist – nichts verschwindet stumm
Im Notfall zählt ein klarer und nachvollziehbarer Ablauf.
Mit digitalen Alarmketten können festgelegte Personen und Gruppen über mehrere Kommunikationswege alarmiert und ihre Rückmeldungen zentral erfasst werden.
Im Krisenfall muss schnell klar sein, wer informiert werden muss, in welcher Reihenfolge alarmiert wird und wer tatsächlich reagiert hat.
Im RathausPortal werden dafür vorbereitete Alarmpläne angelegt – beispielsweise Feuerwehr, Krisenstab, Gebäudeverantwortliche, IT, Pressestelle oder weitere Notfallteams. Den Gruppen werden die zuständigen, aktuell freigegebenen Kontakte aus „Kontakte & Verteiler“ zugeordnet.
Wird ein Alarm ausgelöst, arbeitet das System die hinterlegte Alarmkette nach den definierten Regeln ab. Je nach Konfiguration werden Telefonanruf, SMS und E-Mail genutzt.
Zustellstatus – ehrlich unterschieden
Eine versendete SMS oder E-Mail ist noch keine bestätigte Kenntnisnahme; eine hergestellte Telefonverbindung beweist nicht, dass die richtige Person den Inhalt übernommen hat. Deshalb zeigt das RathausPortal nie pauschal „erfolgreich alarmiert“.
- Alarm erstellt
- Versand beauftragt
- an den Kommunikationsanbieter übergeben
- technisch versendet
- technisch zugestellt (soweit vom Anbieter bestätigt)
- Telefonverbindung hergestellt / Nachricht abgespielt
- Rückmeldung durch die alarmierte Person
- Alarm übernommen
- keine Rückmeldung
- fehlgeschlagen
- eskaliert
- beendet
Beispiel einer Alarmkette
- Ein berechtigter Benutzer wählt den vorbereiteten Krisenfall aus.
- Alarmtext, Priorität und Empfänger werden nochmals angezeigt – die Auslösung muss eindeutig bestätigt werden.
- Die erste Alarmierungsstufe wird per Telefon, SMS und/oder E-Mail kontaktiert.
- Rückmeldungen wie „übernommen“, „nicht verfügbar“ oder „Rückruf erforderlich“ werden erfasst.
- Erfolgt innerhalb der festgelegten Zeit keine Reaktion, wird die nächste Stufe alarmiert.
- Der aktuelle Status ist für den Krisenstab zentral sichtbar.
- Nach Beendigung wird der Alarm geschlossen und als Prüfprotokoll (PDF mit Prüfsumme) dokumentiert.
Nachvollziehbar dokumentiert und für Prüfungen auswertbar. Das Ereignisprotokoll enthält Alarmart, auslösende Person, Alarmplan, Gruppen und Kontakte, Kommunikationswege, Versand- und Zustellstatus, Rückmeldungen, Eskalationen, Entwarnung, technische Fehler sowie Exportzeitpunkt und Prüfsumme. Rechtssicherheit hängt von Einsatzgebiet, Konfiguration, Datenschutz und organisatorischen Maßnahmen der Verwaltung ab – das RathausPortal ersetzt keine vorgeschriebenen Alarmierungssysteme.
Sicherheit im Betrieb
- klar definierte Alarmierungsberechtigungen und Mehr-Faktor-Anmeldung für kritische Rollen
- Schutz vor versehentlicher Auslösung, Vier-Augen-Freigabe als Option
- besonders gekennzeichnete Testalarme, getrennte Test- und Echtbetriebsmodi
- Ausfall- und Eskalationsregeln, alternative Kommunikationswege
- Protokollierung aller kritischen Aktionen, Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Mandantentrennung, Auftragsverarbeitung mit Kommunikationsdienstleistern
- Export- und Auswertungsrechte nur für befugte Personen
Vorteile
- vorbereitete Alarmketten
- zentrale Kontaktdaten und Zuständigkeiten
- Alarmierung über mehrere Kommunikationswege
- automatische Eskalation bei fehlender Rückmeldung
- aktueller Überblick für den Krisenstab
- eindeutige Rückmeldemöglichkeiten
- nachvollziehbare Ereignisprotokolle
- Testbetrieb für Übungen
- Verbindung mit Bildschirmen und digitalen Stelen (in Vorbereitung)
- auswertbare Abläufe nach dem Einsatz
Preislogik: Inklusive Grundkontingent (250 SMS-Segmente pro Monat, 100 verbundene Telefonminuten pro Monat) · darüber hinaus nach Verbrauch: SMS 0,15 € je Segment, Telefon 0,10 € je Minute (DE)
Module, die zusammenarbeiten
Die besondere Stärke des RathausPortals liegt im Zusammenspiel seiner Funktionen. Eine Information kann gestaltet, freigegeben, veröffentlicht, auf Bildschirmen angezeigt und – wenn erforderlich – in einen geregelten Alarmablauf eingebunden werden. Dabei bleiben Zuständigkeiten, Berechtigungen, Kosten und Arbeitsschritte zentral nachvollziehbar.