Der zentrale digitale Arbeitsplatz für wiederkehrende Dokumenten-, Medien-, Kommunikations- und Organisationsaufgaben in Verwaltungen – in kurzen Abschnitten erklärt.
RathausPortal ist mehr als ein Speicherplatz in der Cloud, mehr als eine Bilderverwaltung und mehr als ein Grafikwerkzeug. Alle Module greifen auf gemeinsame Dateien, Bilder, Kontakte, Vorlagen sowie zentral verwaltete Rollen und Berechtigungen zurück. Es ersetzt keine kommunalen Fachverfahren – es ist die gemeinsame Arbeitsplattform für Inhalte, Vorlagen, Kontakte, Dokumente und Veröffentlichungen.
Laden Sie vorhandene Dokument-, Brief- und Gestaltungsvorlagen hoch und stellen Sie diese zentral bereit.
Verwenden Sie Dateien, Bilder, Kontakte und Vorlagen unmittelbar in den passenden Modulen.
Stellen Sie Inhalte privat, für einen Fachbereich oder für die gesamte Verwaltung bereit.
Berechtigte Mitarbeitende können RathausPortal über den Browser im Büro, im Homeoffice oder an einem freigegebenen mobilen Arbeitsplatz nutzen.
Ihre Verwaltung stellt einmalig die eigenen Vorlagen, Logos, Farben, Schriften und Gestaltungsregeln bereit. Mitarbeitende passen anschließend nur die Inhalte an, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen. Geschützte Gestaltungselemente bleiben erhalten – so entstehen einheitliche Ergebnisse ohne spezielle Design- oder Softwarekenntnisse.
Technisch verfügbar: Upload von Word-Briefvorlagen (DOCX) für Dokumente und Serienbriefe, Grafikvorlagen mit festen und bearbeitbaren Bereichen (inkl. PSD-Ebenenimport), zentrale Logos, Farben und Schriften im Design-Bereich.
Drei Beispiele aus dem Verwaltungsalltag – jeweils mit denselben zentralen Dateien, Bildern, Kontakten und Vorlagen.
Laden Sie das vorhandene Briefpapier Ihrer Verwaltung als Vorlage hoch. Wählen Sie anschließend Empfänger aus dem zentralen Kontaktbuch oder einer Excel-Liste und erstellen Sie daraus personalisierte Schreiben und ein gemeinsames PDF.
Wählen Sie ein freigegebenes Bild aus der Mediathek, setzen Sie es in eine individuelle Grafikvorlage ein und verwenden Sie das Ergebnis für Social Media, Flyer, Plakate oder digitale Bildschirme.
Speichern Sie Inhalte privat, für einen Fachbereich oder mandantenweit. Teilen Sie Dokumente und Grafiken anschließend kontrolliert mit den richtigen Personen – ohne unübersichtliche Dateikopien.
Drei Rollen bilden die Verwaltung ab: Stadt-Administration richtet Module, Fachbereiche und Design ein. Fachbereichs-Verantwortliche verwalten Inhalte und Rechte ihres Bereichs. Mitarbeitende arbeiten mit den für sie freigegebenen Inhalten. Jede Datei, jedes Bild und jede Vorlage ist privat, fachbereichsbezogen oder mandantenweit sichtbar – Änderungen und Freigaben werden protokolliert.
Mitarbeitende greifen auf zentral gepflegte und freigegebene Vorlagen zurück.
Logos, Farben, Schriften und feste Gestaltungselemente bleiben konsistent.
Wiederkehrende Aufgaben beginnen nicht jedes Mal bei null.
Inhalte und Vorlagen bleiben für berechtigte Teams verfügbar und liegen nicht ausschließlich auf einzelnen Rechnern.
RathausPortal wird über den Browser genutzt. Berechtigte Mitarbeitende greifen im Rathaus, im Homeoffice oder an einem freigegebenen mobilen Arbeitsplatz auf die für sie vorgesehenen Inhalte und Funktionen zu. Rollen und Berechtigungen werden zentral verwaltet; private, fachbereichsbezogene und mandantenweite Inhalte bleiben klar getrennt.
Technische und organisatorische Sicherheitsvorgaben der jeweiligen Verwaltung bleiben weiterhin erforderlich.
Vorhandene Dokumente, Bilder, Vorlagen, Kontakte und Strukturen können geprüft und schrittweise in RathausPortal übernommen werden. Gemeinsam wird festgelegt, welche Inhalte privat, fachbereichsbezogen oder für die gesamte Verwaltung bereitgestellt werden. Auch individuelle Vorlagen und bestehende Arbeitsabläufe können vorbereitet werden – so orientiert sich RathausPortal an der tatsächlichen Arbeit Ihrer Verwaltung, nicht umgekehrt.
Starten Sie mit den Funktionen, die Sie heute benötigen. Weitere Module können später ergänzt werden, ohne dass Mitarbeitende ein neues System erlernen oder Inhalte erneut übertragen müssen. Neue Funktionen werden nicht als getrennte Einzellösungen entwickelt, sondern greifen auf die vorhandenen Rollen, Kontakte, Dateien, Bilder und Vorlagen zurück.
Mitarbeitende greifen auf zentral gepflegte und freigegebene Vorlagen zurück.
Logos, Farben, Schriften und feste Gestaltungselemente bleiben konsistent.
Wiederkehrende Aufgaben beginnen nicht jedes Mal bei null.
Inhalte und Vorlagen bleiben für berechtigte Teams verfügbar und liegen nicht ausschließlich auf einzelnen Rechnern.
Klare Abläufe und vorbereitete Vorlagen unterstützen neue Mitarbeitende beim Einstieg.
Bilder, Kontakte und Dateien können direkt weiterverwendet werden.
Rollen und Freigaben regeln nachvollziehbar, wer Inhalte ansehen, bearbeiten, freigeben oder veröffentlichen darf.
Fachbereiche, Verwaltung, Pressestelle und Marketing arbeiten mit denselben freigegebenen Grundlagen.
Berechtigte Mitarbeitende können über den Browser an freigegebenen Arbeitsplätzen arbeiten.
Neue Funktionen greifen auf dieselben zentralen Inhalte, Kontakte, Rollen und Vorlagen zurück.
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